Spring Release 2010 – Eine smarte Integration von Projektmanagement in die IT Betriebsumgebung

Der ITSM Lösungsanbieter ServiceNow, der sein Produkt grundsätzlich als SaaS (Software as a Service) Paket ausliefert, erweitert den Funktionsumfang seiner klassischen ITSM-Suite unter anderem um ein neues Projekt Management Modul. Das Releasedatum wird vom Hersteller auf den 4. Juni festgesetzt, das Modul wurde den Partnern aber bereits in einem internen Webinar vorgestellt. Eine erste Vorstellung durch ServiceNow zeigt, dass das Modul einfach, flexibel und passgenau auf die Erfordernisse einer IT abgestimmt ist. Bereits im Standard deckt es 90% aller klassischen Anforderungen ab, die eine IT in Bezug auf das Projekt Management hat.

Die Mehrzahl (ca. 90%) aller IT Projekte hat typischerweise eine Dauer die kleiner als 2 Jahre ist, nicht mehr als 50 Mitarbeiter steuert und weniger als 1000 Tasks hat. Für Projekte dieser Größenordnung bietet ServiceNow die perfekte Integration in die IT-Betriebsumgebung.

Erhöhte Übersichtlichkeit und Transparenz

Alle Projektmitarbeiter, die Tasks in einem Projekt umsetzen sollen, erhalten ihre Aufgaben genau in dem Format und in der Umgebung (Taskliste), in der sie auch alle anderen Aufgaben erhalten. Projektspezifische Tasks sind damit ebenso wie alle übrigen Aufgaben (SR, Incidents, Changes, usw.) Teil der Taskliste für den einzelnen Mitarbeiter im Projekt. Dieser Ansatz eliminiert jeglichen Schulungsaufwand bei den Projektmitarbeitern und erhöht die Übersichtlichkeit und Transparenz hinsichtlich aller anstehenden Tätigkeiten. Gleiches gilt für die Erfassung der aufgelaufenen Ist-Zeiten aus Sicht des IT Mitarbeiters. Er nutzt exakt die gleiche Oberfläche wie bei der Aufzeichnung von Betriebsaufwänden. Die Zeit, um das neue Modul produktiv zu setzen reduziert sich somit auf wenige Tage.

Einfache Projektgenerierung

Projekte lassen sich sehr schnell aus bereits umgesetzten Projekten bzw. Standardabläufen aufbauen. Dazu werden per „Copy“ und „Paste“ Bestandteile von alten Projekten zu einem neuen zusammengesetzt ohne Templates generieren zu müssen. Ebenso einfach können mpp kompatible Files integriert werden. Sobald ein Projekt gestartet wurde, werden die Tasks vom System an diejenigen Ressourcen geschickt, die vom entsprechenden Linienverantwortlichen eingetragen wurden. Hier greifen natürlich die Zuständigkeiten innerhalb der Matrixorganisation. Die Tasks werden vom Mitarbeiter als abgeschlossen zurückgemeldet und der nächste Task automatisiert verschickt. Durch die vollständige und transparente Übersicht über das gesamte Aufgabenspektrum der Mitarbeiter werden Ressourcenkonflikte behoben bevor sie entstehen. Der Projektmanager kann sich so auf Steuerungsaufgaben konzentrieren und ist von Standard-Tätigkeiten (z.B. Monitoring) entlastet. Die interaktive, flexible Planungsoberfläche ist intuitiv bedienbar und erzeugt auch nur einen geringen Schulungsbedarf.

Individuelle Adaption

Die bewährte, zugrundeliegende Workflow Engine gestattet zudem eine Anpassung aller Prozessbestandteile an die Vorgaben bzw. Organisation des Unternehmens wie z.B.:

• Die Genehmigung und Freigabe von Ist-Zeiten
• Automatisierte Meldungen über Verzögerungen im Ablauf und bei sonstigen Konflikten
• Einstellen von neuen Projektideen durch Endanwender über den Service Katalog
• Zuweisung von Ressourcen auf Tasks durch Linienverantwortliche
• Genehmigung und Aktivierung von Projekten

Mit dem erweiterten Projekt Management Modul hat ServiceNow die Welt des Projekt Managements sicher nicht neu erfunden. Aber durch die nahtlose Integration in die Betriebsumgebung einer IT - insbesondere an das Change Management - wird der effektive und effiziente Einsatz eines Projekt Managements extrem vereinfacht und beschleunigt. Es ist für den IT Mitarbeiter vom Handling her kein Unterschied mehr, ob ein Change, ein Service Request oder ein Projekt Task umgesetzt wird. Genau dadurch gelingt eine entscheidende Erweiterung der Einsatzmöglichkeiten von ServiceNow.