Projekt Management: Definition, Ziele, Hilfsmittel

Die Definition von Projektmanagement ist das Planen, Steuern und Kontrollieren von Projekten.Folgende Punkte sollten bei der erfolgreichen Projekt Einführung beachtet werden.

Interessensvertreter (Stakeholder)

Als Stakeholder bezeichnet man dabei jede Person oder Organisation, deren Interessen durch den Verlauf oder das Ergebnis des Projekts betroffen sind.

Der Projektmanager bewegt sich dabei zwischen den Größen

• Zeit: Projektdauer und Termine
• Kosten
• Inhalt, Umfang und Qualität des Projekts und seiner Ergebnisse

Diese drei Größen werden von den Stakeholdern oft unterschiedlich und evtl. widersprüchlich gesehen. Um den Projekterfolg zu gewährleisten, muss der Projektmanager also zunächst die Interessen der Stakeholder transparent machen und dann gemeinsam mit ihnen eine Projektplanung erstellen. Letztendlich wird mit dem Auftraggeber eine Priorität dieser Größen festgelegt, auf der dann die Projektsteuerung aufgebaut wird. Das Projektreporting beschreibt das Projekt (oder die einzelnen Ergebnistypen des Projekts) dann immer in Bezug auf diese drei Größen.

Ziel ist es ferner, in einer Organisationsform eines Unternehmens Ressourcenkonflikte (z.B. zur Verfügung stehendes Personal, Wissen des Personal, Technik, Zeit, Geld etc.) aufzudecken.Dies sollte explizit beschrieben und allen Stakeholdern transparent sein. Abweichungen werden im Projektreporting transparent gemacht.

Das magische Dreieck (Zeit, Kosten, Inhalt) zeigt auch, dass eine Änderung an einer der Steuergrößen automatisch zu Änderungen an einer oder beiden anderen Größen führt. 

Neben dem rein technischen Können (Projektmethodik) sind die sozialen Fähigkeiten eines Projektmanagers für den Projekterfolg entscheidend. Projektmanagement ist immer auch Risiko- oder Chancenmanagement: In jedem Projekt treten ungeplante Situationen auf. Einen guten Projektmanager macht aus, dass er solche Situationen früh erkennt, mit möglichst wenig Reibungsverlusten wieder in den Griff bekommt (Risiken) oder die sich stellenden Möglichkeiten nutzt (Chancen). Projektmanager sollten daher über Erfahrungen verfügen, die auf zwischenmenschlicher Ebene die Gebiete von Kommunikation und Konfliktmanagement, Teambildung und Motivation abdeckt.

Je nach organisationsinternen Gegebenheiten, dem Kenntnis- und Erfahrungsstand aktuell verfügbarer Mitarbeiter oder auch orientiert an der Projektgröße wird die PM-Verantwortung häufig auf mehrere Personen aufgeteilt, bei intern nicht vorhandenen 'Kapazitäten' (im zweiseitigen Wortsinn) ggf. auch extern vergeben.

Wahl der Vorgehensweise

Aufgrund verschiedener Strukturen und Methoden des Projektmanagements (PM), für die teilweise eigene Vorgehensmodelle existieren, richtet sich die Wahl der Vorgehensweise zur Durchführung eines Projekts (inkl. des Projektmanagements) meist nach:

• Vorgaben der Organisation oder des Auftraggebers (Richtlinien)
• Größe des Projekts (zum Beispiel Anzahl Personentage)
• Komplexität des Projekts, wobei man nach technischer und sozialer Komplexität unterscheidet
• Branche des Projekts, falls ein branchen-/produktspezifisches Vorgehensmodell verwendet wird
• Weitere Projektart-Kategorisierungen für (zum Beispiel Entwicklungsprojekt, Lernprojekt, ...)

Mit der Projektdurchführung kann sich eine einzige, aber auch mehrere tausend Personen befasst sein. Entsprechend reichen die Werkzeuge des Projektmanagements von einfachen To-Do-Listen bis hin zu komplexen Organisationen mit ausschließlich zu diesem Zweck gegründeten Unternehmen und massiver Unterstützung durch Projektmanagementsoftware. Daher ist eine der Hauptaufgaben des Projektmanagements vor Projektbeginn die Festlegung, welche Projektmanagementmethoden genau diesem Projekt angewendet und gewichtet werden sollen. Eine Anwendung aller Methoden in einem kleinen Projekt würde zur Überadministrierung führen, also das Kosten-/Nutzenverhältnis in Frage stellen. 

Verwandte Ansätze

Projektleitung

Sie ist gegenüber dem Auftraggeber für das Projekt verantwortlich und berichtspflichtig und gegenüber dem Projektteam sachlich, nicht disziplinarisch weisungsberechtigt. Bei Kleinprojekten werden die Aufgaben im PM häufig vom Projektleiter wahrgenommen.

Teilprojektleitung

Unter Teilprojektleitung wird in der Regel die Steuerung eines klar abgrenzbaren Teils eines Projekts verstanden. Ziel ist die Delegation von Teilen des Projektmanagements an andere Personen. Meist werden Teilaufgaben der Projektsteuerung und Projektausführung an Teilprojektleiter delegiert.

Programmmanagement

Vom Multiprojektmanagement abzugrenzen ist der Begriff des Programmmanagements. Unter einem „Programm“ versteht man in diesem Fall ein Bündel (inhaltlich) zusammengehörender Projekte. Programmmanagement ist im Gegensatz zu Multiprojektmanagement aber zeitlich limitiert (ähnlich wie ein Projekt). Multiprojektmanagement kann als Form der unternehmensweiten Ressourcensteuerung hingegen unbegrenzt eingesetzt werden.

Großprojektmanagement

Großprojektmanagement ist dem Programmmanagement ähnlich, wobei das Programmmanagement in der Regel Einzelprojekte eines Themenbereichs steuert und das Großprojektmanagement die Teilprojekte an einem (großen) Thema koordiniert.

(Projekt-)Portfoliomanagement

Im Projektportfoliomanagement werden die Projekte eines Unternehmens verwaltet. Das Portfoliomanagement wird durch Konsolidierung der Kennzahlen aller Projekte eines Unternehmens, sowohl laufender als auch potenzieller, dem Informationsbedürfnis des Managements gerecht.

Multiprojektmanagement

Werden mehrere Projekte gleichzeitig gesteuert und koordiniert, spricht man von Multiprojektmanagement, das häufig etwa bei großen Baufirmen oder im Anlagenbau gefragt ist, stellt besondere Herausforderungen an die Beteiligten, weil hier kritische Ressourcen über mehrere, vermeintlich oder tatsächlich voneinander unabhängige und um Ressourcen konkurrierende Projekte hinweg koordiniert werden müssen.

Enterprise Project Management (EPM)

EPM gleicht dem Multiprojektmanagement, jedoch wird hier mit zentralisierten Ressourcen organisationsübergreifend geplant. Es beinhaltet Projektportfoliomanagement, Großprojektmanagement, Multiprojektmanagement.

(Quelle: Wikepedia)

Softwareunterstütztes Projekt Portfolio Management

Das ganze Portfolio an IT Projekte und Services zu managen, kann eine echte Herausforderung bedeuten. Ob den Status Quo eines bekannten Projektes oder ein großes Neuprojekt, Störungsbearbeitung und kleine Projekte können nicht auf einmal bzw. parallel verwaltet werden. Es sei denn - eine Software unterstützt sie dabei. Traditionelle Projekt und Portfolio Management Systeme überladen ihre Software oft mit zuviel zu verfolgenden Ressourcen, Zeiterfassungs- und Planungssystemen. Das Resultat ist, dass die Software zum einen (zu) teuer ist, zum andern sich oft eine Überadministration ergibt, was auch nicht zielführend für das Ergebnis ist. Ein dedizierter Projekt Manager muß oft Informationen von verschiedenen Systemen zusammentragen. Er hat die große Herausforderung für das individuelle Projekt die Mitarbeiter mit dem notwendigen Wissen zu versorgen.

ServiceNow bietet von einer Plattform aus, alle Projekte und ITIL Prozesse (inkl. Incident, Problem, und Change Management) zu überwachen und zu managen. Damit wird unnötiger Projekt Overhead vermieden, die Applikationssoftware auf das Wesentliche reduziert. Sie haben nicht nur Kostenvorteile, sondern auch der Betrieb wird optimiert.

Vorteile:

• Transparenz der Projekte und der Ressourcen
• Kommunikation mit den Stakeholdern
• Servicezentrierter Ansatz
• Bedienerfreundlichkeit
• Kosteneffektiv durch den Einsatz einer Software

Die Software verfügt über folgende Leistungsmerkmale:

• Erfassung aller Projekte (IT und non-IT)
• Integrierter Workflow (zu anderen Modulen z.B. Incident, Change Management, CMDB)
• Time Card zur Erfassung erbrachter Projektzeiten (als Grundlage für die Kostenberechnung)
• Leistungsfähige Reportingengine
• Anzeigen von Ressourcenengpässen (Ampelfunktion)
• Modernes Web 2.0 Design erlaubt orts- und zeitunbegrenzte Nutzung der Software

Gerne zeigen wir Ihnen die ServiceNow Applikations Suite, mit dem Schwerpunkt Projekt Portfolio Management in einem Webinar. Beachten Sie hierzu bitte die Termine auf unserer Seite.